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Auftrag für neue Einträge
Was die App «Auftrag für neue Einträge» nennt, hat zwei Teile: Was in den Einträgen stehen soll und wie oft sie kommen. Beim Inhalt hältst du in eigenen Worten fest, was gute Einträge enthalten und worauf es dir beim Dokumentieren ankommt. Bei der Häufigkeit legst du fest, in welchem Takt deine lernende Person Einträge teilt. So machst du explizit, was du erwartest, statt es nur im Kopf zu haben. Die App gleicht jeden neu geteilten Eintrag automatisch mit deinem Auftrag ab und zeigt dir das Ergebnis: Eine stille Vorprüfung für dich, kein automatisches Feedback an die Lernenden.
Der Auftrag betrifft die Einträge, die deine Lernenden schreiben und mit dir teilen. Ausbildungsziele und Beurteilungen gehören nicht dazu. Warum sich das Dokumentieren überhaupt lohnt, klärst du im Gespräch: Die Hilfeseite Auftrag zum Führen der Lerndokumentation führt dich durch die drei Fragen. Was der Auftrags-Assistent dort vorschlägt, deckt sich mit den Eintrags-Vorlagen in der App. Übernimmst du den Text von dort, arbeiten dein Auftrag und die Vorlagen deiner Lernenden mit derselben Struktur.
So legst du den Auftrag fest
Zur lernenden Person navigieren. Öffne dein Coaching-Dashboard, wähle die Person aus und wechsle in ihren Bereich «Ziele».
Auftrag erfassen. Im Abschnitt «Auftrag für neue Einträge» wählst du «Auftrag erfassen». Einen bestehenden Auftrag passt du später über «Auftrag bearbeiten» an.
Inhalt formulieren. Beschreibe im Feld «Inhaltlicher Auftrag» in eigenen Worten, was ein guter Eintrag enthalten soll.
Häufigkeit wählen. Im Feld «Häufigkeit» legst du den Takt fest: «Keine Vorgabe», «Dreimal pro Woche», «Zweimal pro Woche», «Wöchentlich», «Alle zwei Wochen» oder «Monatlich». Unter jeder Option steht, wie gezählt wird.
Erinnerung festlegen. Sobald du eine Häufigkeit gewählt hast, erscheint darunter das Feld «Erinnerung». Wähle einen Wochentag von Montag bis Freitag und eine Uhrzeit in Halbstundenschritten. Voreingestellt ist Freitag, 07:00 Uhr. Danach speichern. Wichtig: Der Auftrag gilt nur für Einträge, die ab jetzt geteilt werden. Beim Teilen zählt jeweils die dann aktuelle Fassung.
Was die Häufigkeit auslöst
Sobald du einen Takt vorgibst, prüft die App ihn selbständig und meldet sich bei deiner lernenden Person, wenn er nicht erfüllt ist. Auch du siehst es: Auf deinem Coaching-Dashboard bekommt die Karte der Person einen Warnhinweis, wenn die letzte Periode nicht gereicht hat. Zwei Dinge solltest du dazu wissen, bevor du eine Vorgabe setzt.
Es zählen nur geteilte Einträge. Private Einträge, die deine lernende Person für sich behält, zahlen nicht auf die Häufigkeit ein, egal wie viele es sind. Gezählt wird, was bei dir ankommt. Sprich das an, sonst entsteht der Eindruck, die App übersehe geleistete Arbeit.
Die Zählung folgt dem Kalender, nicht dem Erfassungsdatum. Bei den wöchentlichen Vorgaben ist die Kalenderwoche von Montag bis Sonntag der Massstab, und die Prüfung startet mit der ersten vollen Woche. «Alle zwei Wochen» rechnet in Zweiwochenblöcken ab dem Startdatum, «Monatlich» im Kalendermonat. Die Hinweistexte im Formular nennen dir die Regel zur gewählten Option.
Wann die Erinnerungsmail rausgeht
Zu dem Zeitpunkt, den du im Feld «Erinnerung» gewählt hast. Bei den wöchentlichen Vorgaben ist das der gewählte Wochentag jeder Woche, bei «Alle zwei Wochen» und «Monatlich» der letzte solche Wochentag des Zeitraums. Sind bis dahin zu wenige Einträge geteilt, erhält deine lernende Person eine Mail pro Periode, nie mehrere. Ist die Vorgabe schon erfüllt, passiert nichts. Hat jemand mehrere Coaches mit offenen Vorgaben, fasst die App das in einer einzigen Mail zusammen, statt mehrfach zu mahnen. Wer E-Mail-Benachrichtigungen ausgeschaltet hat, wird nicht angeschrieben, und nach dem Ende einer Coaching-Verbindung hört die Erinnerung auf.
Leg die Erinnerung vor euren Abgabetermin. Habt ihr vereinbart, dass die Einträge bis Donnerstagabend geteilt sind, wähle zum Beispiel Donnerstag, 08:00 Uhr. Dann bleibt deiner lernenden Person der Tag, um nachzuziehen. Eine Erinnerung nach dem vereinbarten Termin kommt zu spät, um noch etwas zu bewirken.
So liest du die Auswertung
Im selben Bereich zeigt dir «Auswertung der Einträge» die geteilten Einträge des letzten Jahres pro Kalenderwoche. Sobald ein Auftrag hinterlegt ist, erhalten Wochen mit Einträgen ein Symbol: Auftrag erfüllt oder noch nicht erfüllt. Hast du zusätzlich eine Häufigkeit gesetzt, markiert die Übersicht auch die Zeiträume, in denen zu wenige Einträge kamen. Eine Legende über der Darstellung erklärt dir die Symbole.
Klickst du eine Woche an, siehst du ihre Einträge im Detail. Jeder Eintrag trägt unter «Überprüfung des Auftrags zu diesem Eintrag» seine eigene, begründete Einschätzung: Die App misst den Eintrag an deinem Auftrag und begründet ihr Urteil. Sie ist deine Vorprüfung, du hast das letzte Wort.
Der Aufklapper «Überprüfter Auftrag» zeigt dir, an welchem Auftrag dieser Eintrag gemessen wurde. Das hilft, wenn du deinen Auftrag zwischendurch angepasst hast. Darunter führen zwei Links weiter: «Feedback geben» springt direkt zum Eintrag, damit du deine Rückmeldung schreibst; der Link verschwindet, sobald der Eintrag eine Rückmeldung oder eine Quick Reaction erhalten hat. «Eintrag ansehen» öffnet ihn ohne Feedback-Absicht, zum Beispiel um vor dem Gespräch nachzulesen.
Die Einschätzung ist ein guter Aufhänger für deine Rückmeldung, zum Beispiel mit einer konkreten Frage zu dem, was im Eintrag noch fehlt.
Bist du mit einer Einschätzung nicht einverstanden, übersteuerst du sie: Über das Menü mit den drei Punkten neben der Einschätzung wählst du «Überschreiben mit "Auftrag erfüllt"» beziehungsweise «Überschreiben mit "Auftrag nicht erfüllt"». Ein Fehlgriff? «Überschriebenen Status zurücksetzen» stellt die automatische Einschätzung wieder her.
Tipps für wirksame Aufträge
Formuliere den Auftrag so konkret, wie du ihn der lernenden Person auch mündlich geben würdest: Benenne, was du in den Einträgen sehen willst und woran du echte Reflexion erkennst.
Muster-Auftrag zum Anpassen
Beschreibe in jedem Eintrag, was du gemacht hast und wie du vorgegangen bist.
Halte fest, was du kontrolliert hast und woran du erkannt hast, dass deine Arbeit stimmt.
Notiere neue Fachbegriffe mit einer kurzen Erklärung in deinen eigenen Worten.
Schreib zum Schluss, was du beim nächsten Mal gleich oder anders machen würdest.
Du musst den Text nicht selbst schreiben: Der Auftrags-Assistent stellt ihn dir aus euren Zielen zusammen, im Tab «Für Kytt» fixfertig zum Einfügen.
Wichtig bleibt das Gespräch: Die App hält nur fest, was ihr gemeinsam geklärt habt. Wie ihr das macht, zeigt dir die Hilfeseite Auftrag zum Führen der Lerndokumentation.
Setz die Häufigkeit so, dass sie hält
Lieber «Wöchentlich» und eingehalten als «Dreimal pro Woche» und nach drei Wochen aufgegeben. Eine Vorgabe, die regelmässig gerissen wird, löst nur Erinnerungsmails aus und entwertet sich selbst. Beginne im Zweifel tiefer und zieh nach oben, wenn die Routine sitzt. Wie ihr den Takt gemeinsam festlegt, steht auf der Hilfeseite Auftrag zum Führen der Lerndokumentation.
Häufige Fragen
Sehen die Lernenden die Einschätzung zu ihren Einträgen?
Nein. Das Ergebnis der Vorprüfung siehst nur du in deinem Coaching-Bereich. Die App spielt es nicht als Feedback an die Lernenden zurück. Rückmeldungen an deine Lernenden gibst du weiterhin selbst, am besten direkt beim Eintrag: Feedback geben.
Wie schnell erscheint die Einschätzung zu einem neuen Eintrag?
Der Abgleich läuft automatisch im Hintergrund, das Ergebnis erscheint in der Regel nach wenigen Minuten. Du musst nichts anstossen: Spätestens beim nächsten Blick in die Auswertung ist das Ergebnis da.
Die Einschätzung passt für mich nicht, was tun?
Zwei Hebel: Übersteuere die einzelne Einschätzung direkt beim Eintrag, wenn du es anders beurteilst. Und schärfe deinen Auftrag nach, wenn sich Fehleinschätzungen häufen. Je konkreter du formulierst, desto besser trifft der Abgleich deine Massstäbe.
Ich will keine Erinnerungsmails auslösen. Geht das?
Ja. Wähle bei der Häufigkeit «Keine Vorgabe». Dann prüft die App nur den Inhalt der geteilten Einträge, das Feld «Erinnerung» erscheint gar nicht erst, und es geht keine Erinnerung raus. Auch der Warnhinweis zur Häufigkeit im Coaching-Dashboard entfällt. Den Takt vereinbart ihr in diesem Fall allein im Gespräch.
Meine lernende Person schreibt viel, bekommt aber trotzdem eine Erinnerung.
Dann liegen die Einträge vermutlich im privaten Bereich. Für die Häufigkeit zählen nur Einträge, die mit dir geteilt wurden. Sprich das an: Oft ist der Teilen-Schritt schlicht nicht bekannt oder geht im Alltag vergessen. Die Hilfeseite Eintrag teilen zeigt deiner lernenden Person den Weg.
Gilt mein Auftrag für alle meine Lernenden?
Nein. Der Auftrag gehört zur einzelnen Coaching-Verbindung: Du formulierst ihn pro Person und schneidest ihn so auf Beruf und Lehrjahr zu. Denselben Text kannst du bei weiteren Lernenden wiederverwenden, kopieren geht schnell.
Das kommt als Nächstes
Zuletzt aktualisiert am 15.10.2026